Utylizacja dokumentów – jak reguluje to RODO?

Różnego rodzaju podmioty gospodarcze oraz instytucje podlegają obowiązkowi archiwizacji dokumentów przez określony prawem czas. W zależności od rodzaju dokumentacji jest to od kilku do nawet kilkudziesięciu lat. Przedawnione akta należy odpowiednio zutylizować, zachowując przy tym wszystkie zasady zachowania poufności danych osobowych. Jak zatem RODO reguluje niszczenie dokumentów i jak powinna wyglądać prawidłowa utylizacja akt?

Utylizacja dokumentów w świetle obowiązujących przepisów RODO

RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych ma za zadanie chronić dane osobowe obywateli. Jedną z zasad tego rozporządzenia jest obowiązek bezpiecznego i skutecznego niszczenia dokumentów. Dokładnie wymóg niszczenia dokumentów określa art. 2 pkt. 4 RODO, który mówi o “operacji lub zestawie operacji wykonywanych na danych osobowych, lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany, lub niezautomatyzowany”. Utylizacja dokumentów zawierających dane osobowe wymaga więc zastosowania szczególnych środków bezpieczeństwa.

Co do zasady RODO nie określa dokładnego sposobu, w jaki dokumenty muszą zostać zniszczone. Zatem każda metoda, która uniemożliwia dalsze przetwarzanie danych zawartych w aktach, jest dobra i akceptowana przez prawo. Należy jednak pamiętać, że wszystkie dane, w stosunku do których ustał okres prawa do przetwarzania, należy natychmiast usunąć. W celu stałej i skuteczniej kontroli czasu przechowywania poszczególnych dokumentów i akt należy zoptymalizować proces profesjonalnej archiwizacji.

Utylizacja dokumentów – czy można korzystać z usług zewnętrznych podmiotów?

Popularnym rozwiązaniem, zwłaszcza wśród większych firm i instytucji, jest powierzenie archiwizacji oraz utylizacji dokumentów wyspecjalizowanym firmom zewnętrznym. Takie działanie jest oczywiście jak najbardziej zgodne z prawem, jeśli zachowane zostaną wszystkie zasady zachowania poufności danych. Niszczenie dokumentów w takim modelu współpracy przynosi wymierne korzyści, takie jak wysoki poziom bezpieczeństwa danych, oszczędność czasu oraz zasobów ludzkich potrzebnych do samodzielnej utylizacji oraz możliwość koncentracji na kluczowych kompetencjach.

Usługa polega to na tym, że firma przekazuje zleceniodawcy specjalne pojemniki, do których pakowana jest dokumentacja przeznaczona do utylizacji. Pojemniki te są odpowiednio zabezpieczane i transportowane do miejsca utylizacji. Istnieje możliwość monitorowania całego procesu niszczenia przez zleceniodawcę. Cała procedura jest również potwierdzona raportem oraz zaświadczeniem wystawionym przez firmę utylizującą.

Firmy zajmujące się profesjonalną utylizacją akt i dokumentów, takie jak Rhenus Data, posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie w zakresie zarządzania dokumentami. Gwarantują one wysoki standard bezpieczeństwa, a sposoby utylizacji są przyjazne dla środowiska. Outsourcing usług niszczenia dokumentów jest zatem korzystną opcją dla wielu firm i instytucji, oraz gwarancją dotrzymania wszystkich obowiązków prawnych, w tym działania zgodnie z przepisami RODO.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.