Archiwizacja dokumentów przez różny okres czasu należy do obowiązków praktycznie każdego przedsiębiorcy. W zależności od sytuacji można wyróżnić wiele typów dokumentacji np. medyczna, techniczna, akty prawne czy dokumenty osobiste. Ich przechowywanie bez zastosowania odpowiednich środków kontroli własnej może przysporzyć wiele problemów. Dlatego warto wiedzieć jakie są zagrożenia związane z nieodpowiednim przechowywaniem dokumentów oraz dlaczego warto zlecić to firmie zewnętrznej.
Jakie są zagrożenia związane z nieodpowiednim przechowaniem dokumentów?
W dzisiejszych czasach jedną z najważniejszych rzeczy jest informacja. Co więcej, jeżeli jest to informacja zawierająca newralgiczne dane np. medyczne, finansowe lub osobiste tym większą wartość ma dla osób lub podmiotów chcących zdobyć tego typu dane. Poza tym istnieje wiele innych zagrożeń związanych z nieodpowiednim przechowywaniem dokumentów na własną rękę. Należą do nich:
- klęski żywiołowe – zjawiska takie jak pożar, powódź czy nawałnice zdarzają się ciągle. Mogą one spowodować uszkodzenie lub całkowite zniszczenie dokumentacji medycznej zarówno w formie papierowej lub elektronicznej. Zwykle jest je również bardzo ciężko odzyskać, a niekiedy jest to całkowicie niemożliwe co powoduje bezpowrotną utratę danych;
- wyciek dokumentów – drugim zagrożeniem jest wyciek dokumentów w formie elektronicznej lub papierowej, który może być popełniony przypadkowo przez jednego z pracowników danej firmy. Tego typu wyciek sprawia, że dokumenty mogą nieświadomie trafić w niepowołane ręce co z kolei sprawia, że informacje tam zawarte mogą być wykorzystane na niekorzyść przedsiębiorstwa;
- kradzież – wbrew pozorom nie chodzi tutaj tylko o włamanie się do siedziby firmy, instytucji np. medycznej lub domu prywatnego i kradzież dokumentów. Coraz częściej przeprowadzane są ataki hackerskie, które mają na celu kradzież newralgicznych dokumentów różnego typu.
Bazując na wyżej wymienionych rodzajach zagrożeń przechowywania dokumentów na własną rękę warto wiedzieć, iż przechowywanie dokumentów można zlecić firmie zewnętrznej.
Dlaczego warto przechowywać dokumenty w zewnętrznym obiekcie?
Przechowywanie dokumentów w zewnętrznym obiekcie niesie ze sobą niewątpliwie wiele zalet. Przede wszystkim należy wiedzieć, iż przechowywanie akt lub dokumentów można zlecić firmie zewnętrznej lub w innym budynku obok siedziby danej firmy lub instytucji z całodobową ochroną. Dzięki temu możliwe jest przechowywanie dokumentów ze względu na:
- wysoki poziom bezpieczeństwa – tego rodzaju instytucje używają specjalnych metod zabezpieczających do przechowywania dokumentów np. szyfrowania. Dzięki temu można minimalizować zagrożenie kradzieży danych czy też klęsk żywiołowych;
- opłacalność pod względem finansowym – tego typu usługi są przeważnie tańsze niż zapewnienie bezpiecznego przechowywania dokumentów na własną rękę. Co więcej umowy z zewnętrznymi firmami do przechowywania dokumentów można zawierać na bardzo długie okresy czasu przy jednoczesnym negocjowaniu atrakcyjnych warunków cenowych za ich usługi;
- ułatwiony dostęp do dokumentów – uprawnione osoby mają bardzo prosty i szybki dostęp do wybranych dokumentów zarówno w formie tradycyjnej jak i elektronicznej;
- możliwość ponownego wykorzystania miejsca zajętego wcześniej przez dokumentację – zarchiwizowane na zewnątrz dokumenty pozostawiają sporo wolnej przestrzeni, którą można ponownie zaadaptować w dowolny sposób.
Wyżej wymienione zalety jedynie utwierdzają w przekonaniu, że przechowywanie dokumentów w zewnętrznej firmie jest jak najbardziej opłacalnym działaniem.
Źródło: https://www.destroy.pl/